LIQUIDATA | Przepisy prawne o niszczeniu danych i dysków

Istnieje szereg przepisów i regulacji, zarówno polskich, jak i unijnych, dotyczących sposobów postępowania z informacjami/dokumentami, oraz nośnikami na których są one zapisane - określających także możliwe konsekwencje w postaci odpowiedzialności karnej, bądź cywilnej, z tytułu niedopełnienia odpowiednich obowiązków ochrony informacji.

Niektóre z nich to:

Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 21 grudnia 2010 r.
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 października 2002 r.
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 września 2006 r.
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 września 2006 r.
Zarządzenie nr 15 Ministra Finansów z dnia 10 lipca 2006 r.
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 21.03.2012 r.
Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
Rozporządzenie Ministra Obrony Narodowej z dnia 29 września 2006 r.
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28.11.2007 r.
Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 czerwca 2010 r.
Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 16 maja 2012 r.
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 czerwca 2011 r.
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych I Administracji z dnia 10 czerwca 2011 r.
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 31 grudnia 2012 r.
Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych
Ustawa z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych
Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
Ustawa z dnia 9 stycznia 1997 r. – Kodeks Celny
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych I Administracji z dnia 25 sierpnia 2011 r.
Zarządzenie Nr KAOWD IX/0021-7/Z Naczelnika Urzędu Skarbowego w Jaworznie z dnia 23.05.2007 r.
Zarządzenie Nr 30/06 Naczelnika Urzędu Skarbowego w Kłobucku z dnia 27 grudnia 2006 r.
Ustawa z dnia 31 stycznia 1989 r. – Prawo Bankowe
Wewnętrzne akty normatywne.
Normy ogólne z uwzględnieniem tych, które zobowiązują do zachowania tajemnicy służbowej oraz ochrony dóbr osobistych.

Ich cechą wspólną jest to, że choć nie wskazują jaką metodą mają być usuwane dane na nośnikach przeznaczonych do niszczenia, to wyraźnie nakazują, że dane, informacje znajdujące się na nośnikach (np. dyskach twardych) przeznaczonych do zniszczenia mają być niszczone w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie. A większość metod niszczenia danych tego nie gwarantuje, lecz co najwyżej sprawia, że ich odzyskiwanie będzie nieopłacalne - co oznacza, że nie spełniają wymogów polskiego prawa, ponieważ "nieopłacalne" jest bardzo relatywnym słowem i nie znaczy "niemożliwe".

Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 21 grudnia 2010 r. (Dz.U. 2010 nr 252 poz. 1697) w sprawie rodzajów i zakresu dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania

§ 81.

W przypadku gdy do dokumentacji prowadzonej w postaci elektronicznej ma być dołączona dokumentacja utworzona w innej postaci, w tym zdjęcia radiologiczne lub dokumentacja utworzona w postaci papierowej, osoba upoważniona przez podmiot wykonuje odwzorowanie cyfrowe tej dokumentacji i umieszcza je w systemie informatycznym w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność dokumentacji.
W przypadku wykonania odwzorowania cyfrowego, o którym mowa w ust. 1, dokumentacja jest wydawana na życzenie pacjenta albo niszczona w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta.

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 października 2002 r. (Dz.U. 2002 nr 172 poz. 1404) w sprawie sposobu przeprowadzania i dokumentowania przez Agencję Bezpieczeństwa Wewnętrznego niejawnego nadzorowania wytwarzania, przemieszczania, przechowywania i obrotu przedmiotami przestępstwa.

§ 9.

Dokumentację dotyczącą prowadzonych czynności, w tym materiały zawierające dowody pozwalające na wszczęcie postępowania karnego, Szef Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego przekazuje Prokuratorowi Generalnemu za pośrednictwem upoważnionego pisemnie funkcjonariusza Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego.
W odniesieniu do materiałów uzyskanych podczas stosowania czynności, niezawierających dowodów pozwalających na wszczęcie postępowania karnego, Szef Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego zarządza ich protokolarne, komisyjne zniszczenie.
Zapisy informacji utrwalone na nośnikach, o których mowa w § 8 ust. 4, usuwa się w sposób uniemożliwiający odtworzenie tych zapisów z chwilą zniszczenia materiałów, o których mowa w ust. 2.
W przypadku gdy usunięcie z nośników utrwalonych na nich zapisów nie jest możliwe, uszkadza się je w sposób uniemożliwiający ich odczytanie albo dokonuje się ich fizycznego zniszczenia

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 września 2006 r. (Dz.U. 2006 nr 175 poz. 1285) w sprawie sposobu dokumentowania kontroli operacyjnej prowadzonej przez Służbę Kontrwywiadu Wojskowego oraz przechowywania i przekazywania wniosków i zarządzeń, przechowywania, przekazywania oraz przetwarzania i niszczenia materiałów uzyskanych podczas prowadzenia tej kontroli, a także wzorów druków i rejestrów

§ 7. Zniszczenie materiałów zgromadzonych podczas prowadzenia kontroli operacyjnej przeprowadza się przez:

usunięcie zapisów informacji utrwalonych na nośnikach, o których mowa w § 2 ust. 3 pkt 1 i 2, w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści tych zapisów, a w szczególności danych osobowych. W przypadku gdy usunięcie z nośników utrwalonych na nich zapisów nie jest możliwe, uszkadza się je w sposób uniemożliwiający ich odczytanie albo dokonuje się ich fizycznego zniszczenia;
fizyczne zniszczenie dokumentów, o których mowa w § 2 ust. 3 pkt 3.

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 września 2006 r. (Dz.U. 2006 nr 165 poz. 1172) w sprawie sposobu przeprowadzania przez Centralne Biuro Antykorupcyjne i dokumentowania czynności polegających na dokonaniu w sposób niejawny nabycia lub przejęcia przedmiotów pochodzących z przestępstwa, ulegających przepadkowi albo których wytwarzanie, posiadanie, przewożenie lub którymi obrót są zabronione, a także na przyjęciu lub wręczeniu korzyści majątkowej

§ 6.

Dokumentację dotyczącą prowadzonych czynności, w tym materiały zawierające dowody pozwalające na wszczęcie postępowania karnego, Szef CBA przekazuje Prokuratorowi Generalnemu za pośrednictwem upoważnionego do tego pisemnie funkcjonariusza CBA.
W odniesieniu do materiałów uzyskanych podczas stosowania czynności, niezawierających dowodów pozwalających na wszczęcie postępowania karnego, Szef CBA zarządza ich niezwłoczne, protokolarne, komisyjne zniszczenie.
Zapisy informacji utrwalone na nośnikach, o których mowa w § 4 ust. 5, usuwa się w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści tych zapisów z chwilą zniszczenia materiałów, o których mowa w ust. 2.
W przypadku gdy usunięcie z nośników utrwalonych na nich zapisów nie jest możliwe, uszkadza się je w sposób uniemożliwiający ich odczytanie albo dokonuje się ich fizycznego zniszczenia.

Zarządzenie nr 15 Ministra Finansów z dnia 10 lipca 2006 r. w sprawie szczególnego sposobu organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych w jednostkach organizacyjnych resortu finansów

§ 18

[…]
Dokumenty i materiały niejawne powinny być niszczone w warunkach zabezpieczających zachowanie tajemnicy, w sposób uniemożliwiający odczytanie zawartych w nich wiadomości; sposób zniszczenia informacji niejawnych, zapisanych na elektronicznych nośnikach, powinien gwarantować ich nieodwracalne usunięcie.
Elektroniczne (elektromagnetyczne, optyczne) nośniki informacji, używane do przetwarzania informacji niejawnych, nie mogą być użytkowane wtórnie przez innego użytkownika.

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 21.03.2012 r. (Dz.U. 2012 nr 0 poz. 383) w sprawie dokumentowania kontroli operacyjnej prowadzonej przez wywiad skarbowy

§ 8.

Zniszczenie materiałów zgromadzonych w wyniku stosowania kontroli niezawierających dowodów pozwalających na wszczęcie postępowania w sprawie o przestępstwo lub przestępstwo skarbowe albo niemających znaczenia dla postępowania kontrolnego, a także materiałów uzyskanych w wyniku stosowania kontroli w przypadku niecierpiącym zwłoki, co do której Sąd nie wyraził zgody na jej kontynuację, przeprowadza się przez:
usunięcie zapisów informacji utrwalonych na nośnikach, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 1 i 2, w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści tych zapisów, w szczególności danych osobowych;

całkowite zniszczenie dokumentów sporządzonych na podstawie informacji utrwalonych na nośnikach, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 1 i 2.
W przypadku gdy usunięcie z nośników, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 1 i 2, utrwalonych na nich zapisów nie jest możliwe, uszkadza się je w sposób uniemożliwiający ich odczytanie albo dokonuje się ich fizycznego zniszczenia.

Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. Nr 121 poz. 591), która nakłada na zobowiązane do jej stosowania podmioty (art. 2 ust. 1) obowiązek przechowywania dokumentacji w sposób określony w art. 74 ustawy. Po określonych tam okresach dokumentacja powinna ulec usunięciu w sposób uniemożliwiający identyfikację danych, czy to ze względu na obowiązek ochrony danych osobowych, czy też ze względu na obowiązek ochrony tajemnicy służbowej i dóbr osobistych.

Przepisy ustawy o rachunkowości, zwanej dalej „ustawą”, stosuje się, z zastrzeżeniem ust. 3, do mających siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej:

spółek handlowych (osobowych i kapitałowych, w tym również w organizacji) oraz spółek cywilnych, z zastrzeżeniem pkt 2, a także innych osób prawnych, z wyjątkiem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego;
osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych, spółek partnerskich oraz spółdzielni socjalnych, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 1 200 000 euro;
jednostek organizacyjnych działających na podstawie Prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, przepisów o funduszach inwestycyjnych, przepisów o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej lub przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, bez względu na wielkość przychodów;
gmin, powiatów, województw i ich związków, a także:a) państwowych, gminnych, powiatowych i wojewódzkich jednostek budżetowych,b) gminnych, powiatowych i wojewódzkich zakładów budżetowych,c) państwowych funduszy celowych;
jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, z wyjątkiem spółek, o których mowa w pkt 1 i 2;
osób zagranicznych, oddziałów i przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych, w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej;
jednostek niewymienionych w pkt 1–6, jeżeli otrzymują one na realizację zadań zleconych dotacje lub subwencje z budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego lub funduszów celowych – od początku roku obrotowego, w którym dotacje lub subwencje zostały im przyznane.

Rozporządzenie Ministra Obrony Narodowej z dnia 29 września 2006 r (Dz.U. 2006 nr 182 poz. 1347) w sprawie sposobu przeprowadzania i dokumentowania przez Służbę Kontrwywiadu Wojskowego czynności operacyjno-rozpoznawczych zmierzających do sprawdzenia uzyskanych wcześniej wiarygodnych informacji o przestępstwie oraz wykrycia sprawców i uzyskania dowodów

§ 8.

Dokumentację dotyczącą materiałów i dokumentów uzyskanych lub wytworzonych w związku z realizacją czynności, zawierających dowody popełnienia przestępstwa, Szef SKW przekazuje Prokuratorowi Generalnemu za pośrednictwem upoważnionego pisemnie funkcjonariusza.
Materiały i dokumenty uzyskane lub wytworzone w związku z realizacją czynności, niezawierające dowodów popełnienia przestępstwa, podlegają niezwłocznemu, protokolarnemu, komisyjnemu zniszczeniu, zarządzanemu przez Szefa SKW.
Zniszczenie materiałów i dokumentów, o których mowa w ust. 2, przeprowadza się przez:
usunięcie zapisów informacji utrwalonych na nośnikach, o których mowa w § 5 ust. 3 pkt 1 i 2, w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści tych zapisów, a w szczególności danych osobowych. W przypadku gdy usunięcie z nośników utrwalonych na nich zapisów nie jest możliwe, uszkadza się je w sposób uniemożliwiający ich odczytanie albo dokonuje się ich fizycznego zniszczenia;

fizyczne zniszczenie dokumentów, o których mowa w § 5 ust. 3 pkt 3.

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28.11.2007 r. (Dz. U. 2007 nr 228 poz. 1681) w sprawie warunków, sposobu oraz trybu gromadzenia i usuwania danych w ramach Elektronicznego Krajowego Systemu Monitoringu Orzekania o Niepełnosprawności

§ 14. Urządzenia lub elektroniczne nośniki informacji, zawierające dane osobowe, przeznaczone do usunięcia z systemu, pozbawia się zapisu tych danych, a w przypadku gdy nie jest to możliwe, uszkadza w sposób uniemożliwiający ich odczytanie.

Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 czerwca 2010 r. (Dz.U. 2010 Nr 113 Poz. 756.) w sprawie sposobu archiwizowania oraz sposobu i trybu usuwania danych osobowych i informacji zarejestrowanych w związku z wykonywaniem kary pozbawienia wolności poza zakładem karnym w systemie dozoru elektronicznego

§ 16.

Po upływie okresu, o którym mowa w § 5 ust. 2, zarchiwizowane dane osobowe i informacje oraz wszystkie informacje przechowywane w bazie danych systemu teleinformatycznego używanego do wykonywania kary pozbawienia wolności w systemie dozoru elektronicznego dotyczące danej sprawy są usuwane. Usuwania zapisów w bazie danych dokonuje przedstawiciel podmiotu prowadzącego centralę monitorowania w obecności przedstawiciela Ministerstwa Sprawiedliwości.
Usunięcie danych osobowych i informacji polega na usunięciu zapisu tych danych i informacji z nośnika, w sposób trwale uniemożliwiający ich odtworzenie. Usunięcie danych osobowych i informacji może również nastąpić przez fizyczne niszczenie nośnika.
Z czynności, o których mowa w ust. 2, sporządza się protokół, w którym zamieszcza się:
datę i miejsce sporządzenia protokołu oraz sygnaturę akt sprawy, w której dozór elektroniczny byl wykonywany;

datę i formę przeprowadzenia czynności usuwania danych i informacji;

imię, nazwisko, stanowisko oraz czytelny podpis każdej osoby uczestniczącej w czynności usuwania;

numer identyfikacyjny nośnika.
Protokół, o którym mowa w ust. 3, przesyła się do sądu penitencjarnego udzielającego zezwolenia na odbycie kary pozbawienia wolności w systemie dozoru elektronicznego skazanemu, którego usunięte dane osobowe i informacje dotyczą, kopię protokołu zaś doręcza się skazanemu.

Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 16 maja 2012 r. (Dz.U. 2012 nr 0 poz. 564) w sprawie gromadzenia danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych w Krajowym Rejestrze Karnym oraz usuwania tych danych z Rejestru

§ 9.

Karty rejestracyjne, zawiadomienia o zmianach ewidencyjnych i zawiadomienia o skazaniu przez sąd państwa obcego usuwa się z kartotek przez fizyczne zniszczenie przez osoby uprawnione, w sposób uniemożliwiający ustalenie tożsamości osoby, której te dane dotyczą.

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 czerwca 2011 r. (Dz.U. 2011 nr 121 poz. 694) w sprawie sposobu przeprowadzania i dokumentowania przez Policję czynności operacyjno-rozpoznawczych polegających na dokonaniu w sposób niejawny nabycia, zbycia lub przejęcia przedmiotów pochodzących z przestępstwa, ulegających przepadkowi albo których wytwarzanie, posiadanie, przewożenie lub którymi obrót są zabronione, a także na przyjęciu lub wręczeniu korzyści majątkowej, oraz sposobu przekazywania, przetwarzania i niszczenia materiałów uzyskanych podczas stosowania tych czynności

§ 7.

Uzyskane podczas stosowania czynności wszystkie materiały zawierające dowody pozwalające na wszczęcie postępowania karnego lub mające znaczenie dla toczącego się postępowania karnego, policjant wyznaczony imiennie przez organ Policji wnioskujący o zarządzenie czynności przekazuje bezpośrednio właściwemu z uwagi na siedzibę składającego wniosek organu Policji prokuratorowi okręgowemu.
Uzyskane podczas stosowania czynności wszystkie materiały, niezawierające dowodów pozwalających na wszczęcie postępowania karnego lub dowodów mających znaczenie dla toczącego się postępowania karnego organ Policji wnioskujący o zastosowanie czynności pisemnie zarządza niezwłoczne, protokolarne i komisyjne zniszczenie uzyskanych materiałów.
Zapisy informacji utrwalone na nośnikach, o których mowa w § 4 ust. 5, usuwa się w sposób uniemożliwiający odtworzenie tych zapisów z chwilą zniszczenia materiałów, o których mowa w ust. 1.
W przypadku gdy usunięcie z nośników utrwalonych na nich zapisów nie jest możliwe, uszkadza się je w sposób uniemożliwiający ich odczytanie albo dokonuje się ich fizycznego zniszczenia.
Do niszczenia materiałów uzyskanych podczas stosowania czynności stosuje się przepisy o ochronie informacji niejawnych.

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych I Administracji z dnia 10 czerwca 2011 r. (Dz.U. 2011 nr 122 poz. 697) w sprawie sposobu dokumentowania prowadzonej przez Policję kontroli operacyjnej, przechowywania i przekazywania wniosków, zarządzeń i materiałów uzyskanych podczas stosowania tej kontroli, a także przetwarzania i niszczenia tych materiałów

§ 8.

Zniszczenie materiałów zgromadzonych podczas stosowania kontroli przeprowadza się przez:
fizyczne zniszczenie dokumentów, o których mowa w § 1 ust. 2 pkt 3;

usunięcie zapisów informacji utrwalonych na nośnikach, o których mowa w § 1 ust. 2 pkt 1 i 2, w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści tych zapisów.
W przypadku gdy usunięcie z nośników lub z ich kopii utrwalonych na nich zapisów nie jest możliwe, uszkadza się je w sposób w sposób uniemożliwiający ich odczytanie albo dokonuje się ich fizycznego zniszczenia.

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 31 grudnia 2012 r. (Dz.U. 2013 nr 0 poz. 8) w sprawie przetwarzania informacji przez Policję

§ 15. Stosuje się następujące sposoby przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, zawartych w zbiorach danych:

[…]
usuwanie – polegające na zniszczeniu lub deformacji informacji w sposób uniemożliwiający dalsze ich odczytywanie;

§ 37. Dane osobowe znajdujące się w systemach teleinformatycznych lub na informatycznych nośnikach danych usuwa się w sposób uniemożliwiający odtworzenie usuniętych danych:

Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 133, poz. 883), która nakłada na podmioty zobowiązane do jej stosowania (art. 3) obowiązek należytego przetwarzania takich danych, tak, aby spełniony został podstawowy cel ustawy w postaci zapewnienia każdemu ochrony dotyczących go danych osobowych (art. 1). Ustawa szczegółowo określa zasady przetwarzania danych osobowych (art. 23). Jednym z obowiązków administratora danych osobowych w zakresie ich przetwarzania jest ich usuwanie (art. 7). Przez usuwanie danych rozumie się zniszczenie danych osobowych lub taką ich modyfikację, która nie pozwoli na ustalenie tożsamości osoby, której dane dotyczą (pismo Generalnego Inspektora Danych Osobowych Nr GI-DP-848/00/1010 z dnia 18.07.2000r.)

Ustawę stosuje się do organów państwowych oraz samorządu terytorialnego, a także do innych państwowych i komunalnych jednostek organizacyjnych oraz podmiotów niepaństwowych realizujących zadania publiczne.
Ustawę stosuje się również do osób fizycznych i prawnych oraz jednostek organizacyjnych nie mających osobowości prawnej, które przetwarzają dane w związku z działalnością zarobkową, zawodową lub dla realizacji celów statutowych.
Ustawę stosuje się do podmiotów określonych w ust. 1 i 2, które mają siedzibę albo miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, nie mają siedziby albo miejsca zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, a przetwarzają dane przy wykorzystaniu środków technicznych znajdujących się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
Ustawy nie stosuje się do osób fizycznych, które przetwarzają dane wyłącznie w celach osobistych lub domowych.

Ustawa z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2010 r. Nr 182, poz. 1228 z późn. zm.) dotyczy:

organów władzy publicznej, w szczególności:a) Sejmu i Senatu,b) Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej,c) organów administracji rządowej,d) organów jednostek samorządu terytorialnego, a także innych podległych im jednostek organizacyjnych lub przez nie nadzorowanych,e) sądów i trybunałów,f) organów kontroli państwowej i ochrony prawa;
jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych;
Narodowego Banku Polskiego;
państwowych osób prawnych i innych niż wymienione w pkt 1–3 państwowych jednostek organizacyjnych;
jednostek organizacyjnych podległych organom władzy publicznej lub nadzorowanych przez te organy;
przedsiębiorców zamierzających ubiegać się albo ubiegających się o zawarcie umów związanych z dostępem do informacji niejawnych lub wykonujących takie umowy albo wykonujących na podstawie przepisów prawa zadania związane z dostępem do informacji niejawnych.

Ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Z 19 lipca 1983r.), która nakłada na podmioty zobowiązane do jej stosowania obowiązek przekazywania dokumentacji do właściwych archiwów państwowych lub jej brakowania (art. 5 ust 1). Brakowaniu może ulec dokumentacja nie stanowiąca materiału archiwalnego, o którym mowa w art. 1 ustawy.

Tryb i warunki brakowania takiej dokumentacji określają Rozporządzenie Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z dnia 31 sierpnia 1984 r.) oraz Zarządzenie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 20 maja 1988r. w sprawie warunków i trybu składania wniosków dotyczących brakowania dokumentacji niearchiwalnej (MP 17, poz. 145) - prowadzi on także widencję wydanych zezwoleń.

Organy państwowe i państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne, partie polityczne, organizacje polityczne, spółdzielcze i inne organizacje społeczne oraz inne niepaństwowe jednostki organizacyjne, a także kościoły i związki wyznaniowe, u których powstają bądź które przechowują materiały archiwalne, oraz osoby fizyczne będące właścicielami bądź posiadaczami materiałów wpisanych do rejestru są obowiązane zapewnić należyte warunki ich przechowywania, chronić je przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą oraz zapewnić konieczną konserwację tych materiałów.

Ustawa z dnia 9 stycznia 1997 roku – Kodeks Celny (Dz. U. Nr 23, poz. 117) nakłada na podmioty zobowiązane do jej stosowania obowiązek zachowania tajemnicy służbowej w zakresie posiadanych informacji (art. 8). Uprawnienie do przetwarzania danych, wyrażone w art. 7 § 4 ustawy może być wykonane przy zachowaniu rygorów mających na celu ochronę danych i informacji.

Podmiotami zobowiązanymi w tym przypadku są wszystkie organy celne.

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych I Administracji z dnia 25 sierpnia 2011 r. (Dz.U. 2011 nr 201 poz. 1190) w sprawie sposobu dokumentowania prowadzonej przez Straż Graniczną kontroli operacyjnej oraz przechowywania i przekazywania wniosków i zarządzeń, a także przechowywania, przekazywania oraz przetwarzania i niszczenia materiałów uzyskanych podczas stosowania tej kontroli

§ 8.

Zniszczenie materiałów zgromadzonych podczas stosowania kontroli przeprowadza się przez:
fizyczne zniszczenie dokumentów, o których mowa w § 1 ust. 2 pkt 3;

usunięcie zapisów informacji utrwalonych na nośnikach, o których mowa w § 1 ust. 2 pkt 1, oraz na ich kopiach, o których mowa w § 1 ust. 2 pkt 2, w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści tych zapisów.
W przypadku gdy usunięcie z nośników lub z ich kopii utrwalonych na nich zapisów nie jest możliwe, uszkadza się je w sposób uniemożliwiający ich odczytanie albo dokonuje się ich fizycznego zniszczenia.

Zarządzenie Nr KAOWD IX/0021-7/Z Naczelnika Urzędu Skarbowego w Jaworznie z dnia 23.05.2007 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji o ochronie informacji niejawnych

§ 16

Dokumenty pomocnicze, zbędne kopie dokumentów, egzemplarze wybrakowane oraz projekty dokumentów, zakwalifikowane jako materiały zastrzeżone mogą być niszczone przez pracownika kancelarii i osobę sporządzającą (lub podpisującą dokument) zgodnie z wymogami pkt 5. Fakt zniszczenia należy odnotować w DEWD lub Dzienniku korespondencji przez złożenie czytelnych podpisów i podanie daty.
Dokumenty i materiały "Zastrzeżone" zarejestrowane w Dzienniku korespondencji, które utraciły swoje praktyczne lub przedmiotowe znaczenie, a nie podlegają trwałemu przechowywaniu mogą być niszczone na podstawie protokołu zniszczenia sporządzonego przez komisję i zatwierdzonego przez Naczelnika Urzędu. Wzór protokołu zniszczenia określa załącznik nr 12 do Instrukcji.(znajduje się na str. 28 dokumentu do którego link jest na dole)
Protokół zniszczenia, po zatwierdzeniu, podlega zarejestrowaniu jako jawny dokument wchodzący i przechowuje się go jako dokument kategorii “A”.
Pracownik kancelarii dokonuje adnotacji o zniszczeniu dokumentów w Dzienniku korespondencyjnym, z podaniem numeru i daty protokołu zniszczenia.
Materiały zastrzeżone należy niszczyć w warunkach zabezpieczających zachowanie tajemnicy i w sposób uniemożliwiający odczytanie zawartych w nim wiadomości.

Zarządzenie Nr 30/06 Naczelnika Urzędu Skarbowego w Kłobucku z dnia 27 grudnia 2006 r. w sprawie wykazu stanowisk dopuszczonych do informacji niejawnych oraz wprowadzenia instrukcji o ochronie informacji niejawnych

§ 15

Dokumenty pomocnicze, zbędne kopie dokumentów, egzemplarze wybrakowane oraz projekty dokumentów, zakwalifikowane jako materiały zastrzeżone mogą być niszczone przez pracownika kancelarii i osobę sporządzającą (lub podpisującą dokument) zgodnie z wymogami pkt 5. Fakt zniszczenia należy odnotować w DEWD lub Dzienniku korespondencji przez złożenie czytelnych podpisów i podanie daty.
Dokumenty i materiały "Zastrzeżone" zarejestrowane w Dzienniku korespondencji, które utraciły swoje praktyczne lub przedmiotowe znaczenie, a nie podlegają trwałemu przechowywaniu mogą być niszczone na podstawie protokołu zniszczenia sporządzonego przez komisję i zatwierdzonego przez dyrektora Izby Skarbowej. Wzór protokołu zniszczenia określa załącznik nr 12 do Instrukcji. (znajduje się na str. 27 dokumentu do którego link jest na dole)
Protokół zniszczenia, po zatwierdzeniu, podlega zarejestrowaniu jako jawny dokument wchodzący i przechowuje się go jako dokument kategorii „A”.
Pracownik kancelarii dokonuje adnotacji o zniszczeniu dokumentów w Dzienniku korespondencyjnym, z podaniem numeru i daty protokołu zniszczenia.
Materiały zastrzeżone należy niszczyć w warunkach zabezpieczających zachowanie tajemnicy i w sposób uniemożliwiający odczytanie zawartych w nim wiadomości.

Ustawa z dnia 31 stycznia 1989 roku – Prawo Bankowe (Dz. U. 1992/91, poz. 359) nakłada na podmioty zobowiązane do jej stosowania obowiązek przestrzegania tajemnicy bankowej i stanów rachunków bankowych (art. 48 ust. 1). Taka norma powoduje, iż podmioty objęte ustawą zobowiązane są do takiego usuwania danych i informacji, aby zachowane zostały ogólne wymogi wynikające z obowiązku ochrony danych osobowych, informacji niejawnych i ochrony dóbr osobistych.

Art. 105 tej ustawy mówi, że:

Bank ma obowiązek udzielenia informacji stanowiących tajemnicę bankową wyłącznie:1) innym bankom o wierzytelnościach oraz o obrotach i stanach rachunków bankowych w zakresie, w jakim informacje te są niezbędne w związku z udzielaniem kredytów, pożyczek pieniężnych, gwarancji bankowych i poręczeń oraz czynnościami obrotu dewizowego, a także w związku z konsolidacją sprawozdań finansowych - bankom należącym do bankowej grupy kapitałowej,2) na żądanie:a) osób upoważnionych uchwałą Komisji Nadzoru Bankowego w zakresie, o którym mowa w ust. 3, oraz inspektorów nadzoru bankowego w zakresie, o którym mowa w art. 139 ust. 1 pkt 2,b) sądu lub prokuratora w związku z toczącym się przeciwko posiadaczowi rachunku będącemu osobą fizyczną postępowaniem karnym lub karnym skarbowym,c) sądu lub prokuratora w związku z toczącym się postępowaniem karnym lub karnym skarbowym o przestępstwo popełnione w związku z działaniem osoby prawnej lub jednostki nie mającej osobowości prawnej - w zakresie rachunków bankowych i czynności bankowych realizowanych przez tę osobę prawną bądź jednostkę,d) sądu w związku z prowadzonym postępowaniem spadkowym lub o podział majątku między małżonkami albo prowadzoną przeciwko osobie fizycznej będącej stroną umowy sprawą o alimenty lub o rentę o charakterze alimentacyjnym,e) Prezesa Głównego Urzędu Ceł w związku z toczącą się:– sprawą karną lub karną skarbową przeciwko osobie fizycznej będącej stroną umowy zawartej z bankiem,– sprawą karną lub karną skarbową o przestępstwo popełnione w zakresie działalności osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nie mającej osobowości prawnej, która jest posiadaczem rachunku,f) Prezesa Najwyższej Izby Kontroli w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia postępowania kontrolnego określonego w ustawie z dnia 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej Izbie Kontroli (Dz. U. z 1995 r. Nr 13, poz. 59, z 1996 r. Nr 64, poz. 315, Nr 89, poz. 402 oraz z 1997 r. Nr 28, poz. 153, Nr 79, poz. 484, Nr 96, poz. 589, Nr 121, poz. 770 i Nr 133, poz. 883),g) Przewodniczącego Komisji Papierów Wartościowych i Giełd w zakresie nadzoru na podstawie ustawy, o której mowa w art. 27 ust. 1,h) Prezesa Zarządu Bankowego Funduszu Gwarancyjnego w zakresie określonym ustawą, o której mowa w art. 56 ust. 2 pkt 1,i) biegłego rewidenta upoważnionego do badania sprawozdań finansowych banku na podstawie zawartej z bankiem umowy,j) Urzędu Nadzoru nad Funduszami Emerytalnymi w zakresie nadzoru nad wykonywaniem przez bank funkcji depozytariusza na podstawie ustawy z dnia 28 sierpnia 1997 r. o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych (Dz. U. Nr 139, poz. 934).
Zakres oraz zasady udzielania informacji przez banki organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej regulują odrębne ustawy.
Banki, organy państwowe i osoby, którym ujawniono wiadomości stanowiące tajemnicę bankową, są obowiązane wykorzystać te wiadomości wyłącznie w granicach upoważnienia określonego w ust. 1.
Banki mogą utworzyć instytucję do zbierania i udostępniania bankom informacji o wierzytelnościach oraz o obrotach i stanach rachunków bankowych w zakresie, w jakim informacje te są potrzebne w związku z udzielaniem kredytów, pożyczek pieniężnych, gwarancji bankowych i poręczeń.
Bank ponosi odpowiedzialność za szkody wynikające z ujawnienia tajemnicy bankowej i wykorzystania jej niezgodnie z przeznaczeniem.
Bank nie ponosi odpowiedzialności za szkodę wynikającą z ujawnienia tajemnicy bankowej przez osoby i instytucje upoważnione przez ustawę do żądania od banków udzielania informacji stanowiących tajemnicę bankową.